Jak ewidencjonować koszty przesyłek.

Temat kosztów przesyłek, to ciekawe zagadnienie. Jedni szukają sposobu jak nie przekroczyć progu przychodu (i nie wliczają kosztów przesyłki), a inni nie zwracają na to uwagi. Sprawa jest dość prosta.

Można do tego podejść na dwa sposoby. Który będzie dla Ciebie lepszy, musisz wybrać sam.

Pierwsza metoda, to koszty przesyłek jako koszty uzyskania przychodu.
Jak to działa. Sprzedajesz towar przez internet, doliczasz koszty wysyłki i ewidencjonujesz całość jako przychód. Na przykład: sprzedajesz coś za 50zł, doliczasz 15zł za przesyłkę, czyli ewidencjonujesz przychód z tej sprzedaży jako 65zł. Tak, koszt przesyłki w tym przypadku wlicza się do miesięcznego przychodu. Jednak Ty musisz zapłacić za przesyłkę i nic na tym nie zarabiasz, a sztucznie podnosisz sobie przychód.
Żeby chociaż troszkę sobie ulżyć, za usługi które świadczy dla Ciebie firma pocztowa, powinieneś żądać faktury imiennej dla siebie. To będą Twoje koszty na koniec roku przy rozliczaniu się w PIT-36. Nie daj się spławić, jeśli któraś z firm nie będzie chciała wystawić takiej faktury, bo ma taki obowiązek, a jeśli tego nie zrobi grożą jej sankcje prawne.
Opinie na temat czy koniecznie trzeba zbierać faktury za przesyłki, są podzielone. Logicznie rzecz biorąc, na dokumencie adresowym są dane nadawcy i odbiorcy oraz koszt przesyłki, więc według niektórych, spełnia on wymogi określone w przepisach. Niestety nie do końca tak jest. Nie możemy traktować listu przewozowego jako dokumentu sprzedaży (faktury), bo dokument taki nie zawiera pól i informacji obowiązkowych, które powinny znaleźć się na fakturze. Tylko, że korzystając z serwisów, które świadczą usługi pocztowe, nie trzeba się prosić o fakturę. Same wystawiają co miesiąc fakturę zbiorczą bez proszenia się, więc po co kombinować. Osobiście korzystam z serwisu Furgonetka.pl, bo ma w swojej ofercie różne firmy kurierskie, paczkomaty i pocztę. (na końcu artykułu niespodzianka ode mnie i od Furgonetka.pl)

Jeśli wliczasz koszty przesyłek do miesięcznego przychodu, zawsze proś o fakturę za usługi pocztowe, bo to Twoje koszty.

Druga metoda, chyba nieco ciekawsza, to nie ewidencjonowanie kosztów przesyłek w miesięcznych przychodach. Czy tak można? Oczywiście. Wszystko jest zgodne z prawem. Są głosy, że to metoda trochę kontrowersyjna, bo przerzuca całą odpowiedzialność za przesyłkę ze sprzedawcy na kupującego i to on staje się stroną w razie jakiejś wpadki przewoźnika. Na dzień publikacji artykułu nie znalazłem jednak żadnych negatywnych wyroków lub zapisów w rejestrze klauzul niedozwolonych, więc uważam metodę za zgodną z prawem. Wystarczy, że na swojej stronie internetowej (sklepie) lub tam gdzie prowadzisz sprzedaż online, dopiszesz do swojego regulaminu (tak, musisz mieć zawsze regulamin) punkt o tym, że to kupujący ponosi opłatę, a Ty tylko ją uiszczasz na podstawie udzielonego pełnomocnictwa.
Taki zapis zdejmuje z Ciebie obowiązek zaliczania kosztów przesyłki do przychodu oraz nie musisz (nawet nie możesz, bo to już nie będzie koszt uzyskania przychodu) zbierać faktur za usługi pocztowe. Oczywiście tak jak w przykładzie powyżej otrzymujesz kwotę 65zł, ale do przychodu zaliczasz tylko 50zł, natomiast 15zł to faktyczny koszt poniesiony przez klienta za przesyłkę. Warto korzystać tylko z jednego lub dwóch przewoźników pocztowych i znać ceny przesyłek, bo jeśli klient przeleje Ci 15zł na przesyłkę, a będzie ona kosztowała 13zł, to różnicę musisz zwrócić klientowi lub za ewidencjonować jako przychód (ale lepiej zwrócić).
Jak ma wyglądać taki zapis o upoważnieniu do nadania przesyłki? W internecie jest sporo przykładów, ale wystarczy prosta i czytelna informacja: „Kupując bezpośrednio w naszym sklepie lub poprzez aukcje, klient automatycznie udziela sprzedającemu pełnomocnictwa – jednorazowe zawarcie umowy z firmą realizującą odpłatną dostawę zamówionych towarów – na nadanie przesyłki w imieniu i na koszt kupującego”.

Na koniec mała niespodzianka. Jeśli masz zamiar korzystać z serwisu Furgonetka.pl, to dostajesz ode mnie specjalny kod rabatowy na przesyłkę.
Każda osoba, która użyje mojego kodu w formularzu rejestracyjnym na stronie Furgonetka.pl, otrzyma 10% rabatu na pierwszą paczkę w serwisie. Zniżka zostanie naliczona automatycznie przez system podczas nadawania pierwszej przesyłki.
Promocyjny kod: rp95b4963a7c13b72a